Azafatas/os de Congresos

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Los Congresos suelen ser organizados por agrupaciones de empresarios, farmacéuticos, instituciones, bancos… y suelen celebrarse en hoteles o en centros especialmente destinados a ellosLos objetivos de la organización de un congreso pueden ser varios, pero de entre ellos, destacamos el intercambio de experiencias y conocimientos entre los miembros de un determinado sector o compañeros de trabajo. También suelen realizarse para dar a conocer nuevas aplicaciones o proyectos.

Estos eventos pueden llegar a necesitar la presencia de varias Azafatas de Congresos las cuales se encargan de diferentes aspectos que tienen que ver con la secretaría, la información, la exposición comercial, los hoteles en donde se hospedan los asistentes, las salas en donde se van a efectuar las ponencias, etc.

Las/os azafatas/os de congresos que atiendan la secretaría, se encargarán del manejo de listados de personal, registro de inscritos, entrega y preparación de la documentación a facilitar a los asistentes y ponentes, entre otros.

Las/os que atiendan los apartados de información, facilitarán a los asistentes el horario del congreso y de las diferentes actividades que se realicen en él. La localización de las salas, información sobre medios de transporte, tanto público como privado, que ofrezca el congreso así como de los servicios generales que ofrece la ciudad en donde se realiza.

En la exposición comercial, las azafatas se encargarán de llevar un registro de visitas y de mensajes para el personal de la empresa y los vendedores a los que representan, también apoyarán a los expositores y facilitarán el enlace entre éstos y el organizador. Otras de sus funciones podría ser la de abrir, cerrar y controlar un stand determinado, la atención a los visitantes y la explicación de los productos que en él se exponen.

En las salas deberán controlar y organizar a las personas que asistan al congreso, así como ayudar y apoyar la entrada de los participantes, ponentes, conferenciantes, autores y ayudarles en sus presentaciones audiovisuales.

En los hoteles se encargarán de coordinar a los asistentes y facilitarles el transporte y la asistencia a cenas, excursiones u otras actividades que existan en el programa del congreso.

Las/os azafatas/os  de congresos deberán dirigirse a los congresistas, invitados al evento, ponentes, patrocinadores, etc…, por lo que deberán ser personas abiertas, naturales y simpáticas. Deberán saber relacionarse y socializar con los participantes.

También debe mostrar autoridad y suficiente mano izquierda ya que deberán controlar las entradas a la sede y a las salas, pues estas entradas están restringidas a los participantes inscritos.

Es aconsejable que obtengan información acerca del congreso en cuestión antes de su celebración, conocer de qué se va a hablar y a las personas que puedan intervenir, ya que le ayuda a realizar más eficazmente el trabajo que se les va a encomendar.

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